Хороший ответ на отзыв отличается от среднего не объёмом и не сложностью, а вниманием к нескольким простым деталям, которые большинство продавцов просто игнорируют.
Первое и самое очевидное: если в отзыве видно имя клиента, используйте его. "Анна, спасибо за отзыв" звучит совершенно иначе, чем безликое "Уважаемый покупатель", и сразу создаёт ощущение живого общения. Туда же относится упоминание самого товара: когда вы пишете "рады, что кроссовки оказались удобными", а не просто "рады, что вам понравилось", клиент понимает, что его отзыв действительно прочитали, а не закрыли шаблоном.
Если ситуация позволяет, можно аккуратно добавить лёгкую рекомендацию, например упомянуть новую модель или другой цвет из линейки. Это не выглядит навязчиво, если вписано органично, и при этом мягко работает на допродажи.
Важную роль играет и эмоция в тексте. Сухие ответы хуже запоминаются и хуже воспринимаются, а небольшая живая фраза вроде "приятно получать такие отзывы" делает общение человечнее. При этом ответ должен быть соразмерен самому отзыву: если человек написал одно предложение, не нужно отвечать абзацем, и наоборот, развёрнутый отзыв заслуживает чего-то большего, чем двух слов.
Скорость тоже имеет значение. Ответ в течение суток создаёт ощущение, что продавец реально на связи, а не появляется раз в неделю. И если вы используете шаблоны, держите хотя бы три-пять вариантов, иначе одинаковый текст под каждым отзывом читается как робот.
Отдельно про негатив: первым должно идти признание, а не объяснение и не защита. "Нам жаль, что так получилось" работает лучше любых аргументов, и только после этого имеет смысл предлагать решение. Ну и главное, пишите так, как говорите, потому что корпоративный язык считывается мгновенно и доверия не добавляет.