Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года: что делать продавцам Ozon и Wildberries

Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года стали обязательной формой для перевозочных документов, которые охватывает закон. При типовой поставке на склад маркетплейса в обмене участвуют грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Стороны оформляют документы через информационную систему оператора, подключённого к государственной информационной системе электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.

Продавцу Ozon или Wildberries нужно проверить всю логистическую цепочку: кто создаёт электронную транспортную накладную, кто подписывает её титулы, какое юридическое лицо указывают грузополучателем и как участники получают итоговый статус документа. Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года оформляют отдельно от пропуска на склад, акта приёмки, QR-кода поставки, УПД и других документов маркетплейса.

Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года: что изменилось

Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ закрепил переход предусмотренных им перевозочных документов в электронную форму с 1 сентября 2026 года. Изменения затрагивают транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожные накладные и грузовые накладные при воздушной перевозке.

Участники создают и подписывают документы в системе оператора, который взаимодействует с ГИС ЭПД. Оператор передаёт сведения в государственную систему, направляет электронные титулы другим сторонам и показывает статусы обработки. Обычного файла PDF или скана бумажной накладной для такого обмена недостаточно.

Для поставок Ozon и Wildberries автомобильным транспортом чаще всего потребуется электронная транспортная накладная — ЭТрН. Она фиксирует:

• грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя;
• основание и условия перевозки;
• сведения о грузе, упаковке и количестве грузовых мест;
• адрес погрузки и место доставки;
• данные транспортного средства и участников приёмки-передачи;
• передачу груза перевозчику и результат доставки;
• оговорки, расхождения и изменения, возникшие в пути.

Состав сведений и последовательность титулов зависят от вида документа и действующих правил обмена. Интерфейсы операторов различаются, поэтому одинаковое действие может называться «Подписать», «Принять груз» или «Подтвердить выгрузку». Проверяйте содержание передаваемых сведений и итоговый статус в ГИС ЭПД, а не только название кнопки.

Закон и принятые на его основе акты могут предусматривать исключения и порядок действий при технических сбоях. Участники применяют такие правила только при выполнении установленных условий. Договорённость водителя и кладовщика оформить бумагу из-за неудобного интерфейса оператора к исключениям не относится.

Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года для Ozon и Wildberries

Закон регулирует оформление перевозки и не устанавливает единый интерфейс в кабинетах Ozon и Wildberries. Площадка может встроить обмен в свой логистический сервис, передавать сведения через оператора или поручить отдельные действия продавцу и перевозчику. Проверяйте сценарий в актуальном договоре, регламенте поставки и инструкции для выбранной модели работы.

Документы поставки Ozon обслуживают приёмку товара площадкой. К ним относятся заявка на поставку, сведения о грузовых местах, пропуск автомобиля, складские штрихкоды, акт приёмки и отчёт о расхождениях. Наличие этих документов само по себе не подтверждает передачу сведений в ГИС ЭПД.

У Wildberries аналогичную задачу выполняют QR-код поставки, сведения о коробах и палетах, данные водителя для въезда, складские статусы и документы приёмки. Для перевозки стороны отдельно оформляют ЭТрН, если конкретная операция подпадает под обязательную электронную форму.

Сопоставляйте сведения в двух контурах до выезда автомобиля. Адрес склада, количество грузовых мест и данные участников должны описывать одну операцию. Если в заявке указан один логистический объект, а в ЭТрН — другой адрес, перевозчик получит противоречивые инструкции. Ошибка в юридическом лице грузополучателя способна задержать подписание титула после выгрузки, хотя склад физически примет автомобиль.

Кого затронули электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года

Обязанности продавца зависят от его роли в конкретной перевозке. Статус ИП или юридического лица сам по себе не определяет состав документов. Изучите договор перевозки или транспортной экспедиции, маршрут груза и порядок передачи товара.

Вы заказываете автомобиль до склада Ozon или Wildberries. Продавец обычно выступает грузоотправителем либо заказчиком перевозки, а транспортная компания — перевозчиком. Согласуйте, кто создаёт исходный титул ЭТрН, откуда исполнитель получает сведения о грузе и кто проверяет реквизиты грузополучателя.

Вы передаёте поставку экспедитору или 3PL-оператору. Определите, оказывает ли подрядчик услуги экспедиции, сам перевозит груз или привлекает транспортную компанию. Договорная схема влияет на состав экспедиционных документов, роли участников и порядок подписания.

Маркетплейс или его партнёр забирает товар с вашего склада. Запросите у площадки описание электронного обмена. В нём должны быть указаны создатель ЭТрН, действие продавца при передаче товара и способ контроля статуса. Заказ на вывоз в личном кабинете подтверждает организацию забора, но не гарантирует автоматическую регистрацию перевозочного документа в ГИС ЭПД.

Вы работаете по FBS. Разделите доставку на участки. Маршрут от вашего склада до пункта приёма или сортировочного центра и последующая доставка покупателю могут оформляться как разные перевозки. Для каждого участка определите стороны договора, фактического перевозчика и комплект документов.

Вы работаете по DBS или доставляете крупногабаритный товар. При привлечении курьерской службы, экспедитора или транспортной компании проверьте договор с этим исполнителем. Для собственного транспорта сначала установите юридическую модель перемещения и основание использования автомобиля. Зафиксируйте схему в учётной политике или внутренней инструкции после проверки с бухгалтером и юристом.

Поставщик отправляет товар сразу на склад маркетплейса. Распределите роли между поставщиком, продавцом, перевозчиком и получателем. Лицо, которое фактически передаёт груз перевозчику, может отличаться от владельца кабинета на маркетплейсе. Отразите это в договорах и ЭТрН.

Вы используете сборную перевозку. Одна машина может перевозить партии нескольких клиентов, а одна поставка маркетплейсу может занимать часть кузова. Состав документов зависит от договоров, партий и структуры перевозки. Количество складских пропусков само по себе не определяет количество ЭТрН.

Как определить свою роль в ЭПД

Возьмите одну завершённую поставку и восстановите её путь от места хранения до склада. Для каждого участка письменно ответьте на вопросы:

1. Кто передаёт груз перевозчику в месте погрузки?
2. Кто заключил договор с транспортной компанией или экспедитором?
3. Кто фактически перевозит товар?
4. Какое юридическое лицо принимает груз в месте доставки?
5. Кто подтверждает передачу, приём груза к перевозке и выгрузку?
6. В какой системе каждый участник получает и подписывает документ?
7. Кто исправляет сведения при замене автомобиля, водителя или склада?

Уточняйте ответ «маркетплейс» до юридического лица. Бренд площадки, название склада, оператор логистического объекта и сторона договора могут различаться. Используйте реквизиты из актуального договора и инструкции к модели поставки. Перед переносом данных из старой бумажной накладной сверьте их с действующими документами.

Проведите проверку отдельно для Ozon и Wildberries, а также для FBO, FBS и DBS. В разных операциях одна компания может выступать грузоотправителем, заказчиком перевозки или получателем возврата. Подготовьте карту ролей по каждому регулярному маршруту.

Какие документы ЭПД не заменяют

ЭПД относятся к перевозочному документообороту. После перехода продолжайте оформлять документы, которые подтверждают поставку, реализацию, качество товара, полномочия сотрудников и выполнение отраслевых требований.

В зависимости от вашей схемы сохраняются:

• универсальные передаточные документы и другая первичная документация;
• счета-фактуры и корректировочные документы;
• заявки, пропуска, акты и отчёты Ozon и Wildberries;
• сертификаты, декларации и другие документы о соответствии;
• коды маркировки, сведения об агрегировании и движении маркированного товара;
• ветеринарные, фитосанитарные и разрешительные документы;
• доверенности и документы о полномочиях подписантов.

Дата вступления требований к ЭПД может совпадать с изменениями для отдельных товарных групп, но обязанности исполняют в разных информационных системах. По товарам соответствующей категории используйте отдельную инструкцию про маркировку санитарно-гигиенических товаров с 1 сентября 2026 года.

Как проходит обмен электронной транспортной накладной

Создавайте исходные сведения до передачи груза перевозчику. Ответственный сотрудник заполняет данные о сторонах, грузе и маршруте, после чего участники проверяют и подписывают предусмотренные для них титулы.

1. Ответственный участник создаёт ЭТрН в системе оператора.
2. Грузоотправитель проверяет стороны, адреса, грузовые места и основание перевозки.
3. Уполномоченные лица подписывают исходные сведения подходящими электронными подписями.
4. Перевозчик принимает груз и фиксирует действие в электронном документе.
5. При изменении сведений участники оформляют предусмотренные системой титулы или исправления.
6. После доставки уполномоченное лицо подтверждает результат выгрузки и указывает расхождения.
7. Оператор передаёт сведения и статусы в ГИС ЭПД.
8. Ответственный сотрудник проверяет завершение обмена и сохраняет доступ к документам.

Распределите операции между сотрудниками. Логист заполняет маршрут и сведения о перевозчике, кладовщик проверяет грузовые места при погрузке, уполномоченный сотрудник подписывает титул, а бухгалтерия или служба документооборота контролирует завершение и архив. Для небольшой компании один сотрудник может совмещать несколько задач при наличии полномочий.

Зафиксируйте срок создания исходных сведений во внутреннем регламенте. Например, привяжите подготовку ЭТрН к подтверждению автомобиля и завершению комплектации поставки. Конкретный срок выбирайте по своему процессу так, чтобы команда успевала исправить реквизиты до погрузки.

Что проверить у оператора ЭДО для работы с ГИС ЭПД

Возможность обмениваться УПД не подтверждает поддержку перевозочных документов. Запросите у оператора письменное описание решения для ГИС ЭПД и проверьте его на своей схеме перевозки.

• Поддерживает ли сервис ЭТрН и нужные вам экспедиционные документы.
• Как проходит обмен с операторами ваших перевозчиков и 3PL-партнёров.
• Могут ли сотрудники работать с телефона на складе и в рейсе.
• Какие виды электронной подписи требуются участникам.
• Как сервис проверяет машиночитаемые доверенности.
• Можно ли загрузить справочники контрагентов, адресов, водителей и автомобилей.
• Есть ли интеграция с учётной системой, WMS или TMS.
• Кто получает уведомления об отклонённых документах и незавершённых титулах.
• Как участники исправляют сведения и аннулируют ошибочные документы.
• Как выгрузить документы, статусы и служебные подтверждения для архива.
• Как оператор фиксирует технический сбой и сообщает о восстановлении работы.

Если контрагент использует другого оператора, проведите тест между двумя реальными системами. Внутренняя демонстрация в кабинете одного сервиса не проверяет межоператорский обмен, маршрутизацию документа и полномочия сотрудников контрагента.

Зафиксируйте контакты поддержки оператора и перевозчика. Логисту нужен понятный маршрут эскалации: кого уведомить при отклонении документа, кто исправляет реквизиты и кто разрешает выпуск автомобиля после устранения ошибки.

ЭПД для продавцов маркетплейсов по моделям работы

Подготовьте отдельные шаблоны для прямой поставки, возврата и межскладского перемещения. У этих операций различаются основание перевозки, участники, адреса и ответственные сотрудники. Один универсальный шаблон повышает риск переноса неверного грузополучателя или маршрута.

Переход на электронные транспортные документы в 2026 году

С 1 сентября 2026 года. Участники оформляют охваченные законом перевозочные документы в электронной форме. Если компания не завершила подготовку заранее, назначьте ответственного за запуск и сначала обработайте маршруты с ближайшими отгрузками.

В первые дни работы. Проверяйте каждую поставку от создания исходного титула до результата выгрузки. Контролируйте реквизиты сторон, системные статусы, подписи участников и сообщения об ошибках. Отправка исходных сведений не завершает документооборот.

После первых поставок. Соберите ошибки по категориям: неверные реквизиты, отсутствие полномочий, проблемы обмена между операторами, незавершённая выгрузка и несогласованные изменения маршрута. Назначьте владельца каждой причины и срок исправления процесса.

После стабилизации. Автоматизируйте повторяющиеся операции и контроль исключений. В первую очередь настройте загрузку контрагентов, адресов, автомобилей и сведений о грузе. Затем добавьте уведомления о замене водителя, смене машины, переносе склада, частичной приёмке, отказе и возврате.

Ошибки в ЭПД при поставках на Ozon и Wildberries

В поле грузополучателя указывают название склада. Название логистического объекта и юридическое лицо выполняют разные функции. Получателя выбирайте по договору и актуальному регламенту площадки, а склад указывайте как место доставки.

Акт приёмки считают подтверждением оформления перевозки. Акт отражает результат складской приёмки. ЭТрН фиксирует передачу груза перевозчику, маршрут и доставку. По одной партии могут потребоваться оба документа.

ЭТрН создают после выезда автомобиля. Перевозчик приезжает к воротам, пока стороны исправляют исходные реквизиты и полномочия. Создавайте документ до передачи груза и проверяйте его готовность перед выпуском машины.

Сотрудник подписывает документ без подтверждённых полномочий. Доступ к кабинету оператора даёт техническую возможность открыть документ. Право действовать от имени организации подтверждают электронной подписью и доверенностью в предусмотренных случаях.

Команда пропускает финальный статус. Назначьте сотрудника, который проверяет подтверждение перевозчика, результат выгрузки, оговорки и завершение обмена. Включите незавершённые ЭПД в ежедневный отчёт логиста или бухгалтера.

В справочнике хранят бытовые названия адресов. Обозначения «Коледино», «Хоругвино» или «северный склад» удобны для внутренней переписки. Свяжите их в учётной системе с официальным адресом и реквизитами грузополучателя.

Схему прямого перевозчика применяют к экспедитору. Экспедиция может добавлять участников и отдельные документы. Проверяйте договор каждого подрядчика и закрепляйте роли в приложении с описанием электронного обмена.

Возврат оформляют продолжением завершённой доставки. Обратный маршрут может образовать новую перевозку с другим отправителем и получателем. Определите её основание и участников до вывоза непринятого товара.

Как работать с расхождениями и техническими сбоями

Если склад принял меньше грузовых мест, упаковка повреждена или маршрут изменился, ответственный сотрудник фиксирует событие предусмотренным титулом либо оформляет исправление по правилам системы. Переписка с водителем и складом помогает согласовать действия, но сведения в ГИС ЭПД меняют через установленный электронный обмен.

Внутренняя инструкция должна охватывать четыре ситуации:

• ошибку нашли до передачи товара перевозчику;
• сведения изменились после начала перевозки;
• склад принял груз с расхождениями или отказался от приёмки;
• система оператора либо государственная система недоступна.

Для каждой ситуации укажите ответственного, канал связи с оператором, порядок фиксации времени и признаков сбоя, способ уведомления перевозчика и список сведений, которые водитель должен иметь при себе. Применяйте резервный порядок, предусмотренный действующими правилами, и сохраняйте подтверждения технической недоступности.

Отдельно опишите замену автомобиля и водителя. Логист должен знать, на каком этапе можно скорректировать сведения, чья подпись потребуется и как проверить доставку обновлённого титула остальным участникам.

Как рассчитать расходы на переход к ЭПД

Включите в бюджет услуги оператора, электронные подписи, оформление полномочий, интеграцию, мобильные рабочие места и время сотрудников на обработку исключений. Операторы применяют разные модели оплаты, поэтому запрашивайте расчёт по количеству перевозок, видам документов и числу участников обмена.

Сначала составьте карту маршрутов и покажите её оператору. Одна поставка может включать несколько документов, если в цепочке участвуют экспедитор и несколько перевозчиков. При сборной доставке один автомобиль перевозит партии разных клиентов, что тоже влияет на организацию обмена.

Добавьте расходы на документооборот в финансовую модель товаров. Оценить влияние комиссии, хранения, перевозки и новых операций на прибыль поможет инструкция по расчёту юнит-экономики Ozon и Wildberries в 2026 году.

Что делать продавцу после 1 сентября 2026 года

1. Составьте список маршрутов: поставки FBO, доставка FBS и DBS, заборы, возвраты, межскладские перемещения и перевозки через 3PL.
2. Разбейте сложные маршруты на отдельные участки.
3. Определите грузоотправителя, перевозчика, экспедитора и грузополучателя на каждом участке.
4. Запросите у Ozon и Wildberries актуальные инструкции для вашей модели поставки и юридического лица.
5. Проверьте договоры с перевозчиками и письменно закрепите, кто создаёт ЭТрН и экспедиционные документы.
6. Подключите оператора, который обеспечивает обмен с ГИС ЭПД.
7. Проверьте взаимодействие с операторами перевозчиков и 3PL-партнёров.
8. Оформите электронные подписи и полномочия сотрудников, включая машиночитаемые доверенности, когда они требуются.
9. Загрузите проверенные реквизиты контрагентов, складов, адресов, автомобилей и водителей.
10. Проведите поставку по каждому регулярному маршруту и доведите документы до итогового статуса.
11. Опишите действия при расхождениях, возврате, замене машины, смене водителя и техническом сбое.
12. Назначьте сотрудника, который ежедневно контролирует отклонённые и незавершённые ЭПД.

Начните с поставок, которые отправляются в ближайшие дни. Для каждой из них подготовьте карточку маршрута: стороны перевозки, официальные адреса, оператор, подписанты, время создания ЭТрН и способ проверки результата выгрузки. Такой порядок снижает риск задержки автомобиля из-за неверных реквизитов или неподписанного титула.

Переход на ЭПД совпадает с другими изменениями правил работы цифровых площадок. Отдельно проверьте влияние закона о платформенной экономике с 1 октября 2026 года на договоры и уведомления. Для перевозок используйте самостоятельный план: карта маршрутов, роли сторон, оператор ГИС ЭПД, полномочия подписантов и контроль завершённых документов.

Рубрика: Гайды · Wildberries · все статьи блога